Maîtrisez SharePoint Online et structurez vos espaces collaboratifs Microsoft 365 avec méthode.

Ici, on parle de concret : retrouver ses documents, mieux collaborer, organiser l’information et éviter le fameux “où est encore ce fichier ?”.

Cette formation vous aide à utiliser SharePoint de manière claire, durable et directement applicable dans votre quotidien.

🎯 Objectifs de la formation

À l’issue de ces 2 jours, vous serez capable de :

• Comprendre le rôle de SharePoint dans Microsoft 365, en lien avec Teams et OneDrive.
• Utiliser SharePoint pour rechercher, organiser, partager et coéditer des documents.
• Structurer une bibliothèque documentaire simple, claire et facile à maintenir.
• Gérer les vues, les versions, les droits et les partages de manière cohérente.
• Créer des listes et des pages simples pour soutenir la collaboration.
• Adopter de bonnes pratiques pour éviter les doublons, les fichiers perdus et les structures trop complexes.

👥 Public cible

Cette formation s’adresse aux utilisateurs qui travaillent déjà régulièrement avec Microsoft 365 et qui souhaitent mieux comprendre comment utiliser SharePoint au quotidien.Elle est idéale pour :

• les utilisateurs réguliers de SharePoint ;
• les contributeurs à la gestion documentaire ;
• les responsables d’équipe ;
• les key users ;
• les personnes impliquées dans l’organisation ou la gestion fonctionnelle d’un site SharePoint.

🚀 Ce que vous allez vraiment gagner

Concrètement, cette formation vous permet de :

• mieux comprendre où stocker chaque type d’information ;
• retrouver plus facilement vos documents ;
• limiter les doublons, les fichiers dispersés et les structures confuses ;
• collaborer plus efficacement avec Teams, OneDrive et SharePoint ;
• mettre en place des bibliothèques plus lisibles et plus durables ;
• gérer les partages et les droits avec plus de cohérence ;
• faire vivre un espace documentaire sans le rendre inutilement complexe.

👉 En résumé : moins de chaos documentaire, plus de collaboration utile.

📅 Programme détaillé

Jour 1 — Utiliser SharePoint et ses espaces collaboratifs au quotidien

Objectif : comprendre comment SharePoint, Teams et OneDrive s’articulent pour travailler efficacement avec les documents, les retrouver facilement et savoir où les enregistrer.

1. Comprendre l’environnement Microsoft 365

• Le rôle de SharePoint, Teams et OneDrive.
• Les différents espaces de travail et leurs usages.
• Où conserver un document personnel, un document d’équipe ou une information destinée à un public plus large.
• Sites d’équipe et sites de communication : usages et repères.

2. Collaborer autour des documents

• Comprendre le lien entre une équipe Teams et son site SharePoint.
• Accéder aux fichiers d’un canal Teams.
• Collaborer, coéditer et partager des documents.
• Différencier conversations, fichiers de travail et informations de référence.
• Adopter de bonnes pratiques d’organisation dans Teams.

3. Travailler avec une bibliothèque documentaire SharePoint

• Se repérer dans un site et une bibliothèque.
• Créer, déplacer, copier et renommer des documents.
• Utiliser le mode grille.
• Ouvrir un document dans le navigateur ou dans l’application de bureau.
• Ajouter un raccourci vers une bibliothèque dans OneDrive.
• Comprendre et restaurer les versions d’un document.

4. Retrouver rapidement l’information

• Rechercher dans SharePoint et dans une bibliothèque documentaire.
• Trier, filtrer et utiliser les vues.
• Comprendre les bases d’une bonne classification documentaire.
• Adopter des règles simples de nommage et de classement.
• Aperçu des possibilités offertes par Copilot pour la recherche.

5. Organiser les documents de manière cohérente

• Comprendre la différence entre dossiers et métadonnées.
• Découvrir les colonnes SharePoint.
• Limiter les niveaux de dossiers.
• Éviter les structures trop complexes.

6. Découvrir les pages modernes SharePoint

• Comprendre le rôle d’une page d’accueil.
• Découvrir les sites de communication.
• Utiliser les sections, mises en page et principaux Web Parts.
• Lire, mettre à jour et publier une information simple.
• Valoriser une actualité ou une information de référence.

Jour 2 — Structurer et faire vivre un espace documentaire SharePoint

Objectif : acquérir les bases nécessaires pour concevoir un espace documentaire clair, adapté aux besoins métier et facile à maintenir dans le temps.

1. Concevoir un espace adapté au besoin

• Identifier le bon espace : équipe Teams, site d’équipe, site de communication ou bibliothèque dédiée.
• Définir les utilisateurs, les documents et les usages attendus.
• Organiser la navigation et les accès aux informations essentielles.
• Comprendre le principe des sites hub, sans paramétrage avancé.

2. Construire une bibliothèque documentaire moderne

• Créer et paramétrer une bibliothèque documentaire.
• Ajouter des colonnes simples et pertinentes.
• Choisir entre dossiers, colonnes et vues selon le besoin.
• Créer des vues publiques et personnelles.
• Utiliser filtres, tris et regroupements pour faciliter la consultation.

3. Gérer le cycle de vie des documents

• Paramétrer et exploiter les versions.
• Comprendre l’approbation de contenu.
• Distinguer documents de travail, documents validés et documents de référence.
• Définir des règles simples de classement, de mise à jour et d’archivage.

4. Comprendre les autorisations et le partage

• Comprendre les principes de base des groupes, rôles et niveaux d’accès.
• Identifier l’héritage des droits.
• Déterminer quand des droits spécifiques sont réellement nécessaires.
• Utiliser les liens de partage de manière maîtrisée.
• Éviter une gestion des accès trop complexe.

5. Enrichir un site avec des listes et des pages

• Créer une liste SharePoint simple au service d’un processus métier.
• Définir les colonnes et vues adaptées.
• Concevoir une page d’information claire.
• Utiliser les principaux Web Parts pour mettre en avant documents, liens, actualités ou informations clés.

6. Poser les règles de fonctionnement de l’espace

• Clarifier les rôles des propriétaires, contributeurs et visiteurs.
• Définir les règles de nommage, de classement et de partage.
• Identifier les pratiques à maintenir dans le temps.

Format de la formation

• Durée : 2 jours.
• Format : atelier pratique avec démonstrations, exercices et cas concrets.

L’approche HUBCO

Chez HUBCO, on ne forme pas à SharePoint pour “faire du SharePoint”.

On forme pour que vos équipes gagnent en clarté, en autonomie et en efficacité.

Notre approche :

• des explications simples ;
• des démonstrations concrètes ;
• des exercices pratiques ;
• des conseils directement applicables ;
• une attention particulière à l’adoption et aux usages réels.

Pas de théorie inutile.

Inscription ou information

Vous souhaitez structurer vos documents, clarifier vos espaces collaboratifs et améliorer l’usage de SharePoint dans votre organisation ?

La formation SharePoint Online de HUBCO Academy vous aide à transformer vos espaces Microsoft 365 en environnements de travail plus simples, plus cohérents et plus utiles.

Contactez HUBCO Academy pour organiser une session ou recevoir plus d’informations.

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