De nombreuses organisations investissent dans Microsoft 365 et SharePoint avec l’ambition de mieux partager l’information, centraliser les documents et améliorer la collaboration interne.
Pourtant, quelques mois après le lancement, le constat est souvent le même :
- les collaborateurs continuent à s’échanger des documents par email ;
- les informations sont difficiles à retrouver ;
- les utilisateurs ne savent pas où publier ou où chercher ;
- l’intranet est peu consulté ;
- certaines équipes reviennent à leurs anciennes habitudes.
Le problème n’est généralement pas SharePoint.
Le problème vient de la manière dont l’intranet a été conçu.
Le mythe de l’intranet parfait
SharePoint est une plateforme extrêmement puissante.
Pages, actualités, bibliothèques documentaires, listes, automatisations, intégration Teams, Copilot, moteurs de recherche avancés… les possibilités sont presque infinies.
Et c’est précisément là que se trouve le premier piège.
Parce que SharePoint permet énormément de choses, beaucoup de projets intranet deviennent trop ambitieux, trop complexes ou trop techniques.
On construit alors un intranet qui exploite les fonctionnalités de la plateforme plutôt qu’un intranet qui répond aux besoins réels des utilisateurs.
Or, un intranet n’est pas un projet informatique.
C’est avant tout un projet d’organisation, de communication et d’adoption.
Les erreurs que nous rencontrons le plus souvent
1. Reproduire l’ancien serveur de fichiers
C’est probablement l’erreur la plus fréquente.
Lors d’une migration vers SharePoint, certaines organisations recréent simplement leur ancienne arborescence :
Direction
└── RH
└── Procédures
└── Versions
└── Archives
Et ainsi de suite.
Résultat : les utilisateurs continuent à naviguer dans une multitude de dossiers imbriqués, comme auparavant.
Le problème n’est pas résolu. Il est simplement déplacé dans le cloud.
SharePoint offre une autre approche : sites, métadonnées, pages, bibliothèques, recherche intelligente et gestion des accès.
L’objectif ne doit pas être de copier le passé, mais de construire une meilleure expérience.
2. Créer un intranet trop complexe
Un autre piège fréquent consiste à vouloir répondre à tous les besoins dès le premier jour.
On multiplie alors :
- les sites ;
- les sous-sites ;
- les niveaux de navigation ;
- les bibliothèques ;
- les workflows ;
- les droits spécifiques.
Le résultat ?
Même les administrateurs ont parfois du mal à comprendre la structure.
Si les utilisateurs doivent suivre une formation pour retrouver une procédure ou un formulaire, il y a probablement un problème de conception.
Un bon intranet doit être intuitif.
3. Se perdre dans les possibilités
Parce que SharePoint permet énormément de choses, il est facile de tomber dans le piège du « puisque c’est possible, faisons-le ».
Mais chaque fonctionnalité ajoutée doit répondre à une question simple :
Quelle valeur apporte-t-elle à l’utilisateur ?
Chez HUBCO, nous voyons régulièrement des projets où l’on passe beaucoup de temps à construire des fonctionnalités sophistiquées alors que les utilisateurs ont simplement besoin de :
- retrouver un document ;
- consulter une procédure ;
- accéder à une information fiable ;
- savoir à qui s’adresser.
La technologie ne doit jamais devenir une finalité.
4. Mélanger les documents de travail et les documents publiés
Toutes les informations n’ont pas le même objectif.
Les documents de travail servent à collaborer.
Les documents publiés servent à informer.
Pourtant, dans de nombreuses organisations, ces deux mondes se retrouvent au même endroit.
Conséquences :
- plusieurs versions circulent ;
- les utilisateurs ne savent plus quel document est officiel ;
- les informations deviennent difficiles à maintenir ;
- la confiance dans l’intranet diminue.
Une gouvernance claire permet de distinguer :
- les espaces de collaboration ;
- les documents en cours de rédaction ;
- les contenus validés et publiés.
Cette distinction est essentielle.
5. Oublier les utilisateurs
C’est probablement la plus grande erreur de toutes.
Un intranet peut être parfaitement construit d’un point de vue technique et échouer complètement.
Pourquoi ?
Parce qu’il a été conçu sans les personnes qui l’utiliseront au quotidien.
Lorsque les équipes ne sont pas impliquées :
- les besoins réels sont mal compris ;
- les résistances ne sont pas identifiées ;
- l’adoption devient difficile.
Un intranet n’est réussi que lorsqu’il est réellement utilisé.
6. Vouloir tout lancer en une seule fois
Le fameux "Big Bang".
Nouvelle structure.
Nouveaux outils.
Nouvelles méthodes de travail.
Tout en même temps.
Même avec les meilleures intentions, cette approche crée souvent de la confusion et de la résistance.
Les utilisateurs ont besoin de temps pour s’approprier les changements.
Les projets les plus réussis sont généralement ceux qui avancent par étapes.
À quoi ressemble un intranet réussi ?
Un bon intranet ne se mesure pas au nombre de fonctionnalités qu’il contient.
Il se mesure à sa capacité à répondre à quelques questions simples :
- Les collaborateurs trouvent-ils rapidement l’information ?
- Les documents importants sont-ils facilement accessibles ?
- Les responsables peuvent-ils publier du contenu sans difficulté ?
- Les utilisateurs savent-ils où chercher ?
- L’information reste-t-elle fiable dans le temps ?
Si la réponse est oui, l’intranet remplit sa mission.
L’approche HUBCO : partir des usages avant la technologie
Chez HUBCO, nous ne considérons pas un projet intranet comme une simple migration vers SharePoint.
Nous commençons toujours par comprendre comment l’organisation fonctionne réellement.
Comprendre avant de construire
Chaque organisation possède ses propres réalités :
- différents départements ;
- différents métiers ;
- différents niveaux d’accès ;
- différents besoins d’information.
Avant de définir une structure, nous analysons :
- les utilisateurs ;
- les contenus ;
- les flux d’information ;
- les responsabilités ;
- les processus existants.
Cette phase est essentielle pour construire un intranet qui correspond réellement au terrain.
Concevoir une structure adaptée
Nous n’appliquons pas un modèle standard.
Nous nous appuyons sur les bonnes pratiques Microsoft tout en les adaptant à l’organisation.
L’objectif est de créer une structure :
- simple ;
- évolutive ;
- facile à maintenir ;
- compréhensible par tous.
Séparer collaboration et publication
Tous les contenus n’ont pas vocation à être publiés sur l’intranet.
Les espaces de travail collaboratifs et les espaces de publication répondent à des besoins différents.
Cette distinction permet :
- d’améliorer la gouvernance ;
- de réduire les doublons ;
- d’éviter les confusions ;
- de renforcer la qualité de l’information.
Impliquer les bonnes personnes
Les meilleurs projets sont ceux qui impliquent les utilisateurs dès le départ.
C’est pourquoi nous travaillons avec :
- des ambassadeurs ;
- des key users ;
- des responsables métiers ;
- des équipes terrain.
Leur expérience permet de construire un intranet réellement utile et favorise l’adoption dès les premières phases du projet.
Avancer progressivement
Nous privilégions une approche pragmatique.
Plutôt que de vouloir tout déployer en une seule fois, nous recommandons souvent :
- un premier périmètre ;
- une validation sur le terrain ;
- des ajustements ;
- une extension progressive.
Cette méthode réduit les risques et augmente les chances de succès.
Et l’intelligence artificielle dans tout ça ?
L’arrivée de Microsoft Copilot ouvre de nouvelles perspectives.
Demain, les utilisateurs pourront poser des questions en langage naturel et retrouver plus facilement l’information dont ils ont besoin.
Mais il y a une réalité importante :
L’IA ne corrige pas un intranet mal structuré.
Au contraire.
Si l’information est mal organisée, obsolète ou difficile à maintenir, l’IA amplifie le problème.
Avant de parler d’intelligence artificielle, il faut donc construire des fondations solides :
- une structure claire ;
- une gouvernance adaptée ;
- des contenus fiables ;
- des responsabilités définies.
L’IA devient alors un véritable accélérateur de valeur.
Conclusion
La plupart des échecs de projets intranet ne sont pas liés à la technologie.
Ils sont liés à la complexité, au manque de gouvernance ou à une mauvaise compréhension des besoins des utilisateurs.
Un intranet réussi n’est pas celui qui possède le plus de fonctionnalités.
C’est celui que les collaborateurs utilisent naturellement parce qu’il leur fait gagner du temps, leur donne accès à une information fiable et simplifie leur travail quotidien.
Chez HUBCO, nous accompagnons les organisations dans la conception, la structuration et l’adoption de leur environnement SharePoint afin de créer des intranets utiles, évolutifs et réellement utilisés.
Parce qu’un bon intranet ne se construit pas autour de la technologie. Il se construit autour des personnes qui vont l’utiliser.Start writing here...