Veel organisaties investeren in Microsoft 365 en SharePoint met de ambitie om informatie beter te delen, documenten te centraliseren en de interne samenwerking te verbeteren.
Toch is de constatering vaak hetzelfde enkele maanden na de lancering:
- medewerkers blijven documenten via e-mail uitwisselen;
- informatie is moeilijk te vinden;
- gebruikers weten niet waar ze moeten publiceren of waar ze moeten zoeken;
- het intranet wordt weinig geraadpleegd;
- sommige teams keren terug naar hun oude gewoonten.
Het probleem is over het algemeen niet SharePoint.
Het probleem komt voort uit de manier waarop het intranet is ontworpen.
De mythe van het perfecte intranet
SharePoint is een uiterst krachtig platform.
Pagina's, nieuws, documentbibliotheken, lijsten, automatiseringen, Teams-integratie, Copilot, geavanceerde zoekmachines… de mogelijkheden zijn bijna eindeloos.
En daar ligt precies de eerste val.
Omdat SharePoint enorm veel mogelijkheden biedt, worden veel intranetprojecten te ambitieus, te complex of te technisch.
Het resultaat is dan een intranet dat de functionaliteiten van het platform benut in plaats van een intranet dat voldoet aan de werkelijke behoeften van de gebruikers.
Een intranet is echter geen IT-project.
Het is vooral een organisatie-, communicatie- en adoptieproject.
De fouten die we het vaakst tegenkomen
1. De oude bestandsserver reproduceren
Dit is waarschijnlijk de meest voorkomende fout.
Bij een migratie naar SharePoint recreëren sommige organisaties simpelweg hun oude mappenstructuur :
Directie
└── HR
└── Procedures
└── Versies
└── Archieven
En zo verder.
Resultaat: gebruikers blijven navigeren door een veelheid van geneste mappen, zoals voorheen.
Het probleem is niet opgelost. Het is simpelweg naar de cloud verplaatst.
SharePoint biedt een andere benadering: sites, metadata, pagina's, bibliotheken, slimme zoekopdrachten en toegangsbeheer.
Het doel moet niet zijn om het verleden te kopiëren, maar om een betere ervaring te creëren.
2. Een te complex intranet creëren
Een andere veelvoorkomende valkuil is om vanaf dag één aan alle behoeften te willen voldoen.
We vermenigvuldigen dan :
- de sites ;
- de subsites ;
- de navigatieniveaus ;
- de bibliotheken ;
- de workflows ;
- de specifieke rechten.
Het resultaat ?
Zelfs de beheerders hebben soms moeite om de structuur te begrijpen.
Als gebruikers een opleiding moeten volgen om een procedure of een formulier te vinden, is er waarschijnlijk een ontwerpprobleem.
Een goed intranet moet intuïtief zijn.
3. Zich verliezen in de mogelijkheden
Omdat SharePoint enorm veel mogelijkheden biedt, is het gemakkelijk om in de val te trappen van « omdat het mogelijk is, laten we het doen ».
Maar elke toegevoegde functionaliteit moet beantwoorden aan een eenvoudige vraag:
Welke waarde biedt het aan de gebruiker ?
Bij HUBCO zien we regelmatig projecten waarbij veel tijd wordt besteed aan het bouwen van geavanceerde functionaliteiten terwijl gebruikers gewoon behoefte hebben aan :
- het terugvinden van een document ;
- het raadplegen van een procedure ;
- toegang tot betrouwbare informatie ;
- weten bij wie ze moeten zijn.
Technologie mag nooit een doel op zich worden.
4. Werkdocumenten en gepubliceerde documenten mixen
Niet alle informatie heeft hetzelfde doel.
Werkdocumenten dienen om samen te werken.
Gepubliceerde documenten dienen om te informeren.
Toch komen in veel organisaties deze twee werelden op dezelfde plek samen.
Gevolgen :
- meerdere versies circuleren ;
- gebruikers weten niet meer welk document officieel is ;
- de informatie wordt moeilijk te onderhouden ;
- het vertrouwen in het intranet neemt af.
Een duidelijke governance maakt het mogelijk om te onderscheiden :
- de samenwerkingsruimtes ;
- de documenten in opmaak ;
- de goedgekeurde en gepubliceerde inhoud.
Deze onderscheid is essentieel.
5. De gebruikers vergeten
Dit is waarschijnlijk de grootste fout van allemaal.
Een intranet kan perfect gebouwd zijn vanuit technisch oogpunt en volledig falen.
Waarom ?
Omdat het is ontworpen zonder de mensen die het dagelijks zullen gebruiken.
Wanneer de teams niet betrokken zijn :
- de werkelijke behoeften worden slecht begrepen ;
- de weerstanden worden niet geïdentificeerd ;
- de adoptie wordt moeilijk.
Een intranet is pas succesvol wanneer het daadwerkelijk wordt gebruikt.
6. Alles in één keer willen lanceren
De beroemde "Big Bang".
Nieuwe structuur.
Nieuwe tools.
Nieuwe werkmethoden.
Alles tegelijk.
Zelfs met de beste bedoelingen creëert deze aanpak vaak verwarring en weerstand.
De gebruikers hebben tijd nodig om zich de veranderingen eigen te maken.
De meest succesvolle projecten zijn doorgaans diegene die stap voor stap vooruitgaan.
Hoe ziet een succesvol intranet eruit ?
Een goed intranet wordt niet gemeten aan het aantal functies dat het bevat.
Het wordt gemeten aan zijn vermogen om enkele eenvoudige vragen te beantwoorden :
- Vinden de medewerkers snel de informatie ?
- Zijn belangrijke documenten gemakkelijk toegankelijk ?
- Kunnen de verantwoordelijken zonder moeite inhoud publiceren ?
- Weten de gebruikers waar ze moeten zoeken ?
- Blijft de informatie betrouwbaar in de tijd ?
Als het antwoord ja is, vervult het intranet zijn missie.
De HUBCO-aanpak : vertrekken vanuit het gebruik voordat de technologie
Bij HUBCO beschouwen we een intranetproject niet als een eenvoudige migratie naar SharePoint.
We beginnen altijd met begrijpen hoe de organisatie daadwerkelijk functioneert.
Begrijpen voordat we bouwen
Elke organisatie heeft zijn eigen realiteiten :
- verschillende afdelingen ;
- verschillende beroepen ;
- verschillende toegangsniveaus ;
- verschillende informatiebehoeften.
Voordat we een structuur definiëren, analyseren we :
- de gebruikers ;
- de inhoud ;
- de informatiestromen ;
- de verantwoordelijkheden ;
- de bestaande processen.
Deze fase is essentieel om een intranet te bouwen dat daadwerkelijk aansluit bij de praktijk.
Een geschikte structuur ontwerpen
We passen geen standaardmodel toe.
We steunen op de beste Microsoft-praktijken terwijl we deze aanpassen aan de organisatie.
Het doel is om een structuur te creëren :
- eenvoudig ;
- evolutief ;
- gemakkelijk te onderhouden ;
- begrijpelijk voor iedereen.
Samenwerking en publicatie scheiden
Niet alle inhoud is bedoeld om op het intranet te worden gepubliceerd.
De samenwerkingsruimtes en publicatieruimtes voldoen aan verschillende behoeften.
Deze onderscheid maakt het mogelijk :
- de governance te verbeteren ;
- dubbelingen te verminderen ;
- verwarring te vermijden ;
- de kwaliteit van de informatie te versterken.
De juiste mensen betrekken
De beste projecten zijn diegene die de gebruikers vanaf het begin betrekken.
Daarom werken we met :
- ambassadeurs ;
- key users ;
- vakverantwoordelijken ;
- veldteams.
Hun ervaring maakt het mogelijk om een echt nuttig intranet te bouwen en bevordert de adoptie vanaf de eerste fasen van het project.
Geleidelijk vooruitgaan
We geven de voorkeur aan een pragmatische aanpak.
In plaats van alles in één keer te willen uitrollen, raden we vaak aan :
- een eerste scope ;
- een validatie op het terrein ;
- aanpassingen ;
- een geleidelijke uitbreiding.
Deze methode vermindert de risico's en vergroot de kans op succes.
En kunstmatige intelligentie in dit alles ?
De komst van Microsoft Copilot opent nieuwe perspectieven.
Morgen kunnen gebruikers vragen stellen in natuurlijke taal en gemakkelijker de informatie vinden die ze nodig hebben.
Maar er is een belangrijke realiteit:
AI corrigeert geen slecht gestructureerd intranet.
Integendeel.
Als de informatie slecht georganiseerd, verouderd of moeilijk te onderhouden is, vergroot AI het probleem.
Voordat we over kunstmatige intelligentie praten, moeten we dus stevige fundamenten bouwen:
- een duidelijke structuur;
- een passende governance;
- betrouwbare inhoud;
- gedefinieerde verantwoordelijkheden.
AI wordt dan een echte waardeversneller.
Conclusie
De meeste mislukkingen van intranetprojecten zijn niet gerelateerd aan technologie.
Ze zijn gerelateerd aan complexiteit, gebrek aan governance of een slecht begrip van de behoeften van de gebruikers.
Een succesvol intranet is niet degene met de meeste functionaliteiten.
Het is degene die medewerkers van nature gebruiken omdat het hen tijd bespaart, hen toegang geeft tot betrouwbare informatie en hun dagelijkse werk vereenvoudigt.
Bij HUBCO ondersteunen we organisaties bij het ontwerpen, structureren en adopteren van hun SharePoint-omgeving om nuttige, schaalbare en daadwerkelijk gebruikte intranets te creëren.
Omdat een goed intranet niet rond technologie wordt gebouwd. Het wordt gebouwd rond de mensen die het gaan gebruiken.Begin hier met schrijven...