Een formulier maken in Microsoft 365 is eenvoudig.
Maar het juiste hulpmiddel kiezen… daar zit het verschil.
Vandaag de dag zien we vaak Microsoft Forms voor alles gebruikt.
Terwijl een ander hulpmiddel, vaak onderbenut, veel krachtiger kan zijn in een zakelijke context. :
👉 De SharePoint List Forms
🧩 Wat zijn SharePoint List Forms?
Een SharePoint List Form is simpelweg het formulier dat is geïntegreerd in een SharePoint-lijst..👉 Concreet:
- elke vraag = een kolom van de lijst.
- elke antwoord = een item dat direct in de lijst is opgeslagen.
Geen tussenlaag.
Geen synchronisatie.
Geen duplicatie.
✅ De belangrijkste voordelen
1. Gegevens direct in SharePoint.
Geen Power Automate nodig om de antwoorden te verkrijgen.👉 Ze zijn al:
- gestructureerd.
- bruikbaar.
- klaar voor rapportage of processen.
Direct voordeel: eenvoud + betrouwbaarheid.
2. Een formulier afgestemd op het bedrijfsproces.
Zoals de velden = kolommen van de lijst, kunt u :
- verwerken kolommen (status, validatie, toewijzing…)
- deze kolommen in het formulier verbergen
- ze vervolgens intern gebruiken
👉 Voorbeeld :
- De gebruiker vult een aanvraag in
- De status “In behandeling” wordt beheerd in de backoffice
U scheidt duidelijk gebruikersinvoer en interne beheer
3. Delen zonder toegang tot de lijst 🔐
Een vaak onbekend punt 👇
👉 U kunt het formulier delen :
- met collega's
- ook als zij geen toegang hebben tot de lijst
Resultaat :
- u behoudt de controle over de gegevens
- u vereenvoudigt de toegang voor gebruikers
4. Ideaal voor interne aanvragen
De SharePoint Lijstformulieren zijn perfect voor :
- aanvraag voor een nieuw project
- teamcreatie
- IT-aanvraag
- onboarding
- materiaal aanvraag
👉 Kortom : elke gestructureerde aanvraag met opvolging erachter
⚖️ En Microsoft Forms daarin ?
Microsoft Forms blijft een uitstekend hulpmiddel… maar voor andere toepassingen.
✔️ Microsoft Forms = ideaal voor :
- enquêtes
- onderzoeken
- klantfeedback
- evenementen
- eenvoudige formulieren zonder bedrijfslogica erachter
❗ Het belangrijkste verschil
| SharePoint Lijstformulieren | Microsoft Forms |
|---|---|
| Gegevens in SharePoint | Gescheiden gegevens |
| Procesgericht | Verzamelgericht |
| Kolommen = bedrijfsstructuur | Eenvoudige vragen |
| Geen behoefte aan Power Automate | Vaak nodig |
| Geïntegreerde opvolging | Basisanalyse |
👉 Samengevat :
- Microsoft Forms = informatie verzamelen
- SharePoint Lijstformulieren = een proces starten en beheren
⚠️ Aandachtspunt
SharePoint Lijstformulieren kunnen niet gedeeld worden met mensen buiten uw Microsoft 365-omgeving.
👉 Als u externe gegevens moet verzamelen : ➡️ Microsoft Forms blijft de juiste optie
✨ Ons advies HUBCO
Kies geen tool…
Kies een gebruik.👉 Als u moet :
- gegevens structureren
- een proces volgen
- intern samenwerken
👉 SharePoint Lijstformulieren zijn vaak de beste keuze
🪄 Het kleine “Hocus Pocus” erbij
In veel bedrijven zien we ingewikkelde workflows
terwijl een eenvoudige lijst + formulier voldoende is.
👉 Minder ingewikkelde magie
👉 Meer nuttige magie
🚀 Conclusie
SharePoint Lijstformulieren vervangen Microsoft Forms niet.
Ze vullen het perfect aan. En goed gebruikt, kunnen ze oplossingen creëren:
- eenvoudig
- robust
- onmiddellijk nuttig
Geen blabla. Resultaat.
Begin hier te schrijven...