We zijn nogal gebrand op het gebruik van onze oude vertrouwde Outlook desktop applicatie. Maar weet je dat de Webversie van Outlook heel wat nuttige en leuke functies heeft die je niet in de desktop applicatie vindt?
Een overzicht:
Een routebeschrijving in je vergaderuitnodiging
In je vergaderuitnodiging kan je een adres of naam ingeven waar je de meeting wilt laten doorgaan. De ontvanger zal zo rechtstreeks vanuit de vergaderuitnodiging een routebeschrijving kunnen opvragen met Bing maps. De voorwaarde is wel dat die ontvanger je uitnodiging ook opent met Outlook online.
Geef een adres/naam in naast het locatie symbooltje:
De ontvanger krijgt een link naar Bing maps waarmee hij een routebeschrijving kan ophalen naar de locatie. Zeer handig !
Optie 'Afspraken en vergaderingen vroeg beƫindigen'
Niets zo vervelend als aaneensluitende meetings die dan vaak uitlopen waardoor je te laat komt in de volgende. Met de optie Vergaderingen vroeger beƫindigen, kan je automatisch een 'gunsttijd' instellen. Een uur wordt bijvoorbeeld 55', twee uren worden bijvoorbeeld 1u50' zonder dat je dit bij elke vergadering apart moet instellen. Zo geef je je collega's tussen vergaderingen door wat ruimte voor een verplaatsing, sanitaire stop, of iets anders.
Natuurlijk, hou je wel aan de vooropgestelde vergadertijd wil je hier voordeel uit halen. š
Om de gunsttijd in te stellen:
Open de instellingen van de agenda door rechtsboven op het tandwiel te klikken.
Klik daarna onderaan op Alle Outlook-instellingen weergeven
In de sectie Gebeurtenissen en uitnodigingen, vink Afspraken en vergaderingen vroeg beƫindigen aan
Geef de gunsttijd in voor events minder en langer dan een uur
Klik onderaan op Opslaan om je instellingen te bewaren
Wanneer je nu een nieuwe vergadering aanmaakt, zal je zien dat de eindtijden niet meer standaard worden afgerond per half uur, maar wel per half uur verminderd met de gunsttijd die je hebt ingesteld.
Visuele verbeteringen
Sinds kort worden de kolommen van vandaag en morgen in de week-weergave breder getoond dan de andere dagen. Het geeft toch net iets meer ruimte om info in je agenda weer te geven.
Door passende icoontjes toe te voegen, maak je je agenda nog visueler. Je kan deze ook toevoegen aan vergaderingen die je zelf niet hebt georganiseerd. Buiten dat het leuk uitziet, hebben deze icoontjes geen andere functie.
Om een icoontje toe te voegen, klik op de knop voor de titel van je vergadering om het te wijzigen.
Een verzonden e-mail terugroepen
Je stelt een e-mail op, je klikt op 'Verzenden' en net op dat moment merk je nog een schrijffout of een foutieve ontvanger. Of je vergat de bijlage toe te voegen. Het is ons allemaal al wel eens overkomen.
In Outlook online kan je een uitstelperiode van 5 of 10 seconden vastleggen waarbinnen je een verzonden e-mail nog kan terughalen.
Open de instellingen van Outlook door rechtsboven op het tandwiel te klikken
Klik daarna onderaan op Alle Outlook-instellingen weergeven
In de sectie Opstellen en beantwoorden, scroll je naar Verzenden ongedaan maken
Zet de schuiver op 5 of 10 seconden om je uitsteltijd vast te leggen
Klik onderaan op Opslaan om je instellingen te bewaren
Bij elke volgende e-mail of vergaderuitnodiging, verschijnt er nu onderaan je scherm een notificatiebalkje wanneer je op 'Verzenden' hebt geklikt. Je hebt nu 5 of 10 seconden de tijd om op Ongedaan maken te klikken om het item terug te halen. Doe je niks, verdwijnt het balkje vanzelf als de uitsteltijd om is, en wordt het item verzonden.
'Mijn dag'
Het 'Mijn dag' deelvenster geeft een compacte weergave van je aankomende agenda-items en taken. Je kan hier ook rechtstreeks nieuwe items aanmaken zonder dat je naar de betreffende app moet navigeren. Een handigheidje hierbij is, dat je van een e-mail eenvoudig een taak of een agenda-item kan maken door ze naar het 'Mijn dag' deelvenster te slepen. Laat je e-mail los in het vak Agenda of To do om er resp. een event of taak van te maken.
Teams-documenten toevoegen als e-mail bijlagen
In Outlook online kan je browsen naar een document in Teams om het als bijlage te verzenden in je e-mail. Verschillende workarounds zijn in omloop om deze handeling te doen, zoals Teams documenten synchroniseren met OneDrive, of downloaden - uploaden, maar Outlook online heeft hier een pasklare methode voor.
In je e-mail, klik op Bijvoegen en selecteer In cloudlocaties zoeken:
Klik links op Groepen. Hier worden de Teams getoond waar je toegang toe hebt:
Je kan nu in je Team browsen naar het document dat je zoekt. De folder 'General' verwijst naar de standaardlocatie van je Team-documenten. Indien er meerdere kanalen in het Team zijn, worden die kanalen ook als folders weergegeven:
Als je je document hebt gevonden en geselecteerd, klik je onderaan op Volgende om terug te keren naar de e-mail die je aan het opstellen bent. Let wel, je verstuurt hiermee niet een kopie van het document maar wel een link naar de cloudlocatie waar het zich bevindt. Met het pijltje naast de upload kan je altijd de toegang naar je document controleren en eventueel aanpassen:
Optie 'Ander postvak openen'
Omdat je met Outlook online in een browsersessie zit, kan je heel eenvoudig meerdere postvakken naast elkaar zetten in aparte tabs. Met 'andere postvakken' worden functionele of gedeelde postvakken bedoeld in dezelfde omgeving. Bijvoorbeeld info@..., invoices@...
In Outlook online:
Klik op je profielfoto rechtsbovenaan en selecteer Ander postvak openen
Vul het e-mailadres in van het functionele of gedeelde postvak en klik op Openen
Challenge
Wil je Outlook online gaan gebruiken, ga dan niet op zoek naar de vergevorderde functies die je enkel in de Outlook desktop app vindt. Ga net Outlook online gebruiken omwille van de bovenstaande functionaliteiten. Ze zijn handig, praktisch en zijn nog leuk ook! Overtuig jezelf, ga een challenge aan van twee weken waarin je uitsluitend Outlook online gebruikt. Pas dan weet je 'hoe het schoentje past'. š
Comments